Privacybeleid Scouting Nunspeet

Scouting Nunspeet verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nunspeet via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement van SOL is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via inschrijfformulieren. De gegevens worden via de post verstuurd naar onze postbus waar de secretaris(sen) toegang tot heeft.

Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt het fysieke inschrijfformulier bij het secretariaat opgeslagen. Deze formulieren worden tot 1 jaar na uitschrijving bewaard, dit gebeurd omdat we bij onze groep met een gebroken boekjaar werken. Als wij, voor bijvoorbeeld een subsidie aanvraag, gegevens moeten afstaan aan een overheidsinstelling gaan deze over niet gebroken boekjaren. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Wachtlijsten worden door de secretaris beheerd en gecommuniceerd met de leidinggevenden van de betreffende speltak. De gegevens die daarbij worden bewaard zijn de gegevens die via het contactformulier zijn verstrekt. Zodra een (aspirant)lid van de wachtlijst word gehaald worden deze gegevens verwijderd.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Nunspeet hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving.
Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Nunspeet mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie regionale activiteiten

Voor regioactiviteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Deze gegevens worden na uitschrijving vernietigd.  Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van de vereniging heeft inzicht in de financiële gegevens.

Informatie omtrent banktransacties worden 7 jaar bewaard door de penningmeester. Conform de wet op de Rijksbelastingen.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met de noodzakelijke gegevens zoals, namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd. Voor de uitvoering van het spel kunnen namenlijsten worden gebruikt, deze bevatten geen verdere gegevens.

Online media

Op www.scoutingnunspeet.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website. Daar is ook dit privacystatement te vinden.

Beeldmateriaal

Scouting Nunspeet maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Nunspeet en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende lid. Toestemming is altijd in te trekken.

Verhuurzaken

Voor het huren van 1 van de locaties gelden aanvullende privacy bepalingen deze kun je opvragen bij de beheerstichting.

Verstrekking aan derden

In uitzonderlijke gevallen word minimaal noodzakelijke informatie gedeeld met overheidsinstanties. Specifiek gaat dit om gemeentelijke subsidies waarbij de woonplaats en leeftijd van belang is.  In het geval van individuele subsidie vanwege bijvoorbeeld een handicap gebeurd dit in overleg met de betrokkene.  Op dit moment vind dat niet plaats.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Nunspeet is terug te vinden via www.scoutingnunspeet.nl/privacy en op te vragen via het secretariaat op info@scoutingnunspeet.nl

Datalekken

Indien er sprake is van (of een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd. Mocht je twijfels hebben kun je ook melding doen via info@scoutingnunspeet.nl vanwaar het verder word opgepakt.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Nunspeet binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@scoutingnunspeet.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.